АДМИНИСТРАЦИЯ БЕРЕИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ШИМАНОВСКОГО РАЙОНА АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГЛАВА СЕЛЬСОВЕТА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

08.12.2020                                                                                                           № 57

с.Берея

Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Береинского сельсовета Шимановского района

В целях совершенствования работы по документационному обеспечению деятельности администрации Береинского сельсовета Шимановского района , установления единых правил работы с документами и порядка ведения делопроизводства

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации Береинского сельсовета Шимановского района.

2. Постановление главы Береинского сельсовета Шимановского района от 05.03.2007 № 12 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации  Береинского сельсовета» признать утратившими силу.

З.А.Смолич

УТВЕРЖДЕНА

постановлением главы

Береинского сельсовета

от 08.12.2020 № 57

Инструкция по делопроизводству

в администрации Береинского сельсовета

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Береинского сельсовета Шимановского района (далее - администрация).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с постановлением Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.3. Режим и порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, документами для служебного пользования, а также особенности работы с несекретными документами во внешнеэкономической, административно-хозяйственной, валютно-финансовой и других областях деятельности администрации (контрактные, договорные, отчетные и т.п.), не регламентированные настоящей Инструкцией, определяются специальными нормативными документами.

1.4. Соблюдение установленных Инструкцией правил ведения делопроизводства и оформления документов обязательно для всех работников администрации.

1.5. При работе с документами следует выполнять следующие требования:

1.5.1. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.5.2. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку на продолжительное время (более суток) работники администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (контроле) документы другому работнику по указанию своего руководителя.

1.5.3. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы своему руководителю.

1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются ведущим специалистом администрации,  на которого возложены функции документационного обеспечения управления.

1.7. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.8. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений в нее утверждаются главой сельсовета.

2. Требования к бланкам и техническому оформлению документов

2.1. Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

2.2. На бланках печатаются документы, представляемые как проекты постановлений, распоряжений, писем.

Внутреннюю переписку допускается вести на стандартных листах бумаги без использования бланков.

2.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.4. Бланки документов оформляют в соответствии с приложениями № 1 и № 2 к настоящей Инструкции. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

2.5. В администрации используются следующие виды бланков документов:

бланк постановления главы Береинского сельсовета Шимановского района;

бланк распоряжения главы Береинского сельсовета  Шимановского района;

бланк письма главы  Береинского сельсовета Шимановского района;

бланк письма администрации Береинского сельсовета Шимановского района.

Вышеуказанные виды бланков утверждаются главой Береинского сельсовета Шимановского района.

2.6. Структурные подразделения используют электронные шаблоны бланков, которые изготавливаются на основании макетов бланков администрации и утверждаются приказом руководителя подразделения.

Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

2.7. Требования к техническому оформлению документов.

2.7.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.7.2. Документы, создаваемые в администрации, печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman № 14 через межстрочный интервал «одинарный». Допускается применение размера шрифта не менее N 13 для размещения текста на одном листе (кроме текста письма). Для подготовки документов могут быть использованы шрифты Arial №№ 12, 13, Verdana №№ 12, 13, Calibri № 14 и приближенные к ним.

При оформлении докладов, справок, пояснительных записок, таблиц могут использоваться шрифты других размеров, а также полужирное начертание, курсив, измененный интервал между строками.

2.7.3. При наличии в тексте документа примечания или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» располагаются от левой границы текстового поля. Печатаются примечания размером шрифта № 12 через одинарный межстрочный интервал.

Например:

Примечание: протокол составляется в 1 экземпляре (главе Береинского сельсовета).

2.7.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей:

левое - не менее 2,0 см;

правое - не менее 1,0 см;

верхнее - не менее 2,0 см;

нижнее - не менее 2,0 см.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 3,0 см.

Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

В таком случае реквизиты полей будут следующие:

левое - не менее 1,0 см;

правое - не менее 2,0 см;

верхнее - не менее 2,0 см;

нижнее - не менее 2,0 см.

2.7.5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

2.7.6. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2.7.7. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.7.8. Все составные части реквизитов либо центрируют относительно самой длинной строки (длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа), либо оформляют флаговым способом, то есть выравнивают по границе левого поля.

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.7.9. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.7.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без каких-либо дополнительных знаков на расстоянии не менее 1,0 см от верхнего края листа. Первая страница документа не нумеруется.

2.7.11. Нормативные правовые акты, иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. При составлении и оформлении документов используются 28 реквизитов (информационных элементов документа) и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приложения № 1, № 2, № 3 к настоящей Инструкции).

Определения используемых реквизитов приведены в ГОСТ Р 7.0.8 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

3.2. При подготовке и оформлении документов администрации используют следующие реквизиты:

код формы документа;

наименование организации - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о направлении документа в дело;

отметка о поступлении документа.

3.3. Оформление реквизитов документов.

3.3.1. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример: Форма по ОКУД 0211151.

3.3.3. Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе. Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено Уставом. Наименование организации располагается под наименованием территории (Амурская область).

3.3.4. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (Амурская область). Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.5. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения организации, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

3.3.6. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименование организации, структурного подразделения, должности).

3.3.7. Дата документа.

3.3.7.1. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

3.3.7.2. Если авторами документа являются несколько организаций (акт, соглашение, совместное письмо и др.), то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания и регистрации.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

3.3.7.3. Дату документа оформляют в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точками: 05.08.2018;

словесно-цифровым способом: 9 сентября 2019 г.

3.3.8. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

3.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

3.3.10. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

3.3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организациях грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Секретно" и др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3.12. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение администрации, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации, в дательном падеже указываются наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию, указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения организации указывается наименование организации в именительном падеже, ниже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы в дательном падеже.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), "г-же" (госпоже).

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который отделяется одинарным интервалом. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.

Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

3.3.13. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (постановлением, распоряжением, приказом) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий, план и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - "УТВЕРЖДЕНО", программа - "УТВЕРЖДЕНА", мероприятия - "УТВЕРЖДЕНЫ", план - "УТВЕРЖДЕН".

При утверждении документа коллегиальным органом, решение которого фиксируется в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

3.3.14. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?" "о ком?".

Например:

постановление (о чем?) О создании аттестационной комиссии;

распоряжение (о чем?) Об утверждении штатного расписания.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. В конце заголовка точка не ставится. В заголовке не допускаются переносы.

Заголовок от текста отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.3.15. Текст документа.

3.3.15.1. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

3.3.15.2. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

3.3.15.3. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений, приказов завершается словами "постановляю", "постановляет", "приказываю", которые печатаются на следующей строке от границы левого поля, строчными буквами, через пробел, полужирным шрифтом.

Например:

постановляю:

Преамбула в проектах распоряжений, как правило, заканчивается двоеточием. Распорядительная часть начинается с абзаца с заглавной буквы.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае слова "постановляю", "приказываю" пишутся с большой буквы.

3.3.15.4. Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют, печатаются с абзаца.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, также нумеруемые арабскими цифрами.

Правила оформления этого реквизита приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

Контроль за соответствием текста документа правилам русского литературного языка, а также оформлением документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и настоящей Инструкции осуществляет глава сельсовета.

3.3.16. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (к постановлению, распоряжению, приказу и т.д.).

Правила оформления приложений приведены в пункте 4.1 и подпункте 4.5.3.11 подпункта 4.5.3 пункта 4.5 настоящей Инструкции.

3.3.17. Гриф согласования документа.

Согласование - это оценка заинтересованными сторонами вопросов, содержащихся в проекте документа. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, письмом или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Главный врач ГБУЗ АО «Шимановская больница»

_______ В.В. Крупко

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Комиссией по профилактике

правонарушений

(протокол от _______ № ____) или:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _______ № ____

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно один за другим столбиком, от границы левого поля, ниже подписи или на оборотной стороне этого листа.

В случае, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, допускается расположение грифов согласования на отдельном листе согласования. В этом случае на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.3.18. Виза.

Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием.

Порядок и сроки визирования документов устанавливаются Регламентом администрации Береинского сельсовета Шимановского района.

Виза (независимо от вида документа) включает должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Спецалист 1 категории       личная подпись И.И. Иванов

22.08.2018

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

"Смотри заключение" или "Замечания прилагаются"

Руководитель юридического сектора

_______________ И.И. Иванов

22.08.2018

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, подлинник которого остается у ответственного за документационное обеспечение. Не допускается визирование документа на отдельных листах и приложение к подлиннику документа ксерокопированных виз заинтересованных лиц.

В рамках электронного документооборота визирование может проводиться в электронной форме.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

В случае необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

3.3.19. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

3.3.19.1. Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в подписи не указывается.

3.3.19.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Например:

3.3.19.3. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

Подписание и визирование документа, на котором обозначены должность и фамилия определенного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за", надписи "зам." или косой черты перед наименованием должности не допускаются.

3.3.19.4. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

3.3.19.5. Подпись отделяется от текста 3 - 5 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.3.20. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает слова "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы организации в соответствии с законодательством.

3.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Для удостоверения подлинности документа или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Примерный перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Порядок изготовления и использования печатей и штампов содержится в разделе 6 настоящей Инструкции.

3.3.22. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя документа, номер его телефона. Для ускорения и упрощения связи может быть указан код города. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

В письмах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом № 10, при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева.

Например:

Николаев Иван Андреевич

59-65-04

Николаев Иван Андреевич

Управление протокола, консультант

+7(4162)59-65-04

Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул шрифтом меньшего размера.

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

3.3.23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N .... за .... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

3.3.24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

3.3.25. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции.

В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись лица, вынесшего резолюцию.

Например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложение к 20.08.2018

Подпись

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Исполнителей в резолюции может быть несколько. В этом случае ответственным за сбор информации и исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, которое и проставляется как исполнитель на исполненном документе.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

3.3.26. Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

4.1. Правила оформления приложений

4.1.1. В правовых актах (постановлениях, распоряжениях, приказах), договорах и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: .... (приложение) или .... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера:  ..... (приложение № 2).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

4.1.2. Если приложением к правовому акту является документ, утверждаемый данным актом, на первом листе приложения проставляются отметка о приложении (без ссылки на правовой акт) и гриф утверждения, в котором указываются данные правового акта, которым утвержден документ-приложение.

4.1.3. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

4.1.4. Листы приложения нумеруются отдельно от основного правового акта, начиная со второго листа, валовым порядком.

4.1.5. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа. Расстояние от слова «от» до знака «№» в данном реквизите должно быть не менее 2,5 см.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

4.1.6. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово приложения) может выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПЕРЕЧЕНЬ, Положение, АКТ, Порядок).

Заголовок приложения отделяется от текста приложения дополнительным интервалом.

4.1.7. При наличии в тексте приложения нескольких глав, разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки глав, разделов также могут выделяться прописными буквами, полужирным шрифтом.

Например:

Глава 3

Социально-экономическое развитие Береинского сельсовета

или:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1.8. Главы, разделы, пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к более конкретным.

4.1.9. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

4.1.9.1. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы, которые могут делиться на столбцы, и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки граф и столбцов (головка таблицы), а наименования объектов - заголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Головка таблицы

4.1.9.2. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Все заголовки граф пишутся с прописных букв, а заголовки столбцов - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком графы, т.е. поясняют его. Если заголовок столбца имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках граф, столбцов и строк употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в конце заголовков не ставятся.

4.1.9.3. В заголовке "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа.

4.1.9.4. В боковике таблицы текст каждой строки (позиции), как правило, начинается с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

4.1.9.5. Числа, однострочные текстовые элементы в графах (столбцах) печатаются центрированным способом и равняются по первой (верхней) строке боковика таблицы.

4.1.9.6. Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом не менее № 11.

4.1.9.7. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

4.1.9.8. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается шрифтом № 10 через один межстрочный интервал в конце таблицы.

После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста ставится точка.

4.2. Оформление проектов правовых актов о внесении изменений в данные документы и признании их утратившими силу

4.2.1. Внесением изменений считаются:

замена слов, цифр, дат;

исключение слов, цифр, предложений и т.д.;

признание утратившими силу структурных единиц текста;

новая редакция пунктов, разделов, приложений и т.д.;

дополнение новыми словами, пунктами, приложениями и т.д.

4.2.2. Внесение изменений в правовые акты оформляется соответствующим документом: в постановление - постановлением, в распоряжение - распоряжением.

Изменения, как правило, вносятся только в первоначальный акт. Вносить изменения в первоначальный акт путем внесения изменений в изменяющий его документ, как правило, не допускается.

4.2.3. Заголовок документа начинается словами "О внесении изменений в ...". В заголовке необходимо указывать точные дату и номер документа, в который вносятся изменения.

Например:

О внесении изменений в постановление главы Береинского сельсовета

от 03.10.2017 № 47

Правила оформления заголовка изложены в подпункте 3.3.15 пункта 3.3 настоящей Инструкции.

4.2.4. В тексте документа, которым вносятся изменения, обязательно указание на дату, номер и название (при его наличии) того документа, в который вносятся данные изменения.

Например:

Внести в распоряжение главы Береинского сельсовета от 15.03.2005 №19-р «О делегировании полномочий» следующие изменения:

1) ..........;

2) ...........

При наличии редакций правового акта необходимо указывать его последнюю редакцию. Ссылка на редакцию размещается после указания номера, даты и названия документа.

Например:

Внести в постановление главы Береинского сельсовета от 18.02.2004 № 36 «Об утверждении уполномоченного органа в сфере сельского хозяйства» (в редакции постановления главы Береинского сельсовета от 12.04.2017 N 10) следующие изменения:

1) ..........;

2) ...........

4.2.5. При внесении изменений в документ сначала указывается, какая структурная единица изменяется, начиная с наименьшей структурной единицы, а затем указывается характер изменений.

Например:

В абзаце третьем подпункта "б" пункта 2 раздела 1 слова "..." заменить словами "...".

В некоторых случаях при внесении изменений необходимы замена или дополнение знака препинания. Замена знака препинания осуществляется при подготовке редакции документа без оговорки в тексте документа.

4.2.6. Вносимые в документ изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся.

При одновременном внесении изменений в документ и признании структурных единиц утратившими силу также необходимо соблюдать последовательность изложения, при этом нумерация подпунктов, пунктов, разделов и т.д. не изменяется.

Например:

Внести в постановление главы Береинского сельсовета от ... N ... "О ..." следующие изменения:

1) в пункте 1 слова "......" заменить словами "......";

2) пункт 2 после слов "....." дополнить словами ".......";

3) в пункте 3 слова "......." исключить;

4) пункт 5 признать утратившим силу;

5) пункт 6 изложить в следующей редакции:

"6. ...................................".

4.2.7. При внесении дополнений в структурную единицу документа указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Например:

Пункт 3 после слов "......" дополнить словами ".......".

4.2.8. Если дополнение вносится в конец структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пункт 1 дополнить словами ".......".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

4.2.9. Если дополнения вносятся в конец документа, то необходимо продолжать нумерацию пунктов, разделов, глав (например, последним был пункт 4 - дополнить пунктом 5; последним был раздел 2 - дополнить разделом 3 и т.д.).

Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию (например, в разделе был пункт 7 - дополнить пунктом 8; в пункте 4 последним был подпункт 4.3 - дополнить подпунктом 4.4 и т.д.).

4.2.10. В   случае дополнения документа новой структурной единицей, нумерация   последующих структурных единиц также не изменяется.  Новые структурные единицы обозначаются дополнительно цифрами, помещаемыми над

1            2

основными цифровыми или буквенными обозначениями (пункт 2, подпункт б).

Например:

Внести в постановление главы Береинского сельсовета от ..... N ..... "О ......." (в редакции постановления главы  Береинского сельсовета от ...... N .....) следующее изменение:

дополнить пунктом 2  следующего содержания:

1

"2 . .....................................................".

4.2.11. Дополнение абзацами структурной единицы может производиться как в конец структурной единицы, так и между имеющимися абзацами.

Если абзац или пункт признаются утратившими силу, они участвуют в подсчете абзацев или пунктов при последующем внесении изменений в данную структурную единицу, перенумерация следующих абзацев или пунктов не производится.

4.2.12. При изменении количественных значений рекомендуется употреблять цифровые обозначения вместе с единицами измерения. Например: слова "в 20 раз" заменить словами "в 50 раз", слова "в сумме 125 рублей" заменить словами "в сумме 78 рублей", сумму "50 тыс. рублей" заменить суммой "70 тыс. рублей".

В таблице, где единицы измерения указываются в заголовке графы (столбца), изменения количественных значений можно оформлять следующим образом: цифры "25" заменить цифрами "27".

В тексте документа количественные значения указываются как цифрами, так и прописью. Например: 3456169 (три миллиона четыреста пятьдесят шесть тысяч сто шестьдесят девять) рублей.

4.2.13. Структурная единица документа излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

4.2.14. Изложение правового акта в новой редакции, как правило, не допускается. Необходимо принять новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта.

Это допускается, если:

необходимо внести в документ изменения, требующие его доработки по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимо внести изменения, затрагивающие большую часть структурных единиц документа;

сохраняют силу только отдельные структурные единицы документа, причем частично.

4.2.15. Если документ признается утратившим силу, отдельными позициями указываются как первоначальный акт, так и все изменяющие его редакции в хронологическом порядке.

Например: Признать утратившими силу постановления главы Береинского сельсовета от 12.10.2005 N 678, от 04.07.2006 N 417, от 17.03.2007 N 235.

4.2.16. Изменения могут вноситься как в текст документа, так и в приложения к нему. В этом случае в тексте документа, которым вносятся изменения, необходимо указывать, куда вносятся изменения, соблюдая последовательность изложения.

Например:

Внести в постановление главы Береинского сельсовета от ..... N ..... "О ....." следующие изменения:

1. В преамбуле слова "....." заменить словами "......".

2. В тексте постановления:

1) в пункте 1 слова "......" исключить;

2) пункт 3 после слов "....." дополнить словами ".....";

3) пункт 6 изложить в следующей редакции:

"6. ...........................................".

3. В приложении N 2 к постановлению:

1) в разделе 1:

а) в пункте 3 слова "....." заменить словами ".......";

б) в абзаце четвертом пункта 8 последнее предложение исключить;

2) раздел 2 дополнить пунктом 5  следующего содержания:

"5 . .......................................................".

4.2.17. Приложения к правовому акту возможно излагать в новой редакции. При этом указывается номер приложения (если оно пронумеровано), слово "приложение" или наименование приложения.

Например:

приложение N 4 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению N 1 к настоящему постановлению;

приложение N 5 к постановлению изложить в новой редакции согласно приложению N 2 к настоящему постановлению;

или:

Порядок выплаты субсидий на оплату коммунальных услуг льготным категориям граждан, утвержденный постановлением главы сельсовета от ... N .... "О ........" (в редакции постановления главы сельсовета от .... N ...), изложить в новой редакции согласно приложению, к настоящему постановлению.

4.3. Оформление составов коллегиальных органов

4.3.1. Если правовым актом утверждается состав какого-либо коллегиального органа, данный состав оформляется, как правило, отдельным приложением к данному документу.

Например:

"Утвердить прилагаемый состав координационного совета по ......", или:

"Утвердить состав рабочей группы по ...... согласно приложению к настоящему распоряжению.", или:

"Утвердить состав комиссии по ...... (приложение N 2).".

4.3.2. Первым в составе коллегиального органа указывается председатель (руководитель) данного коллегиального органа, затем - заместитель председателя (руководителя), секретарь (при их наличии), остальные члены коллегиального органа - по алфавиту независимо от занимаемой должности.

В скобках указываются занимаемая в коллегиальном органе должность и сокращенное наименование коллегиального органа с прописной буквы (председатель Комиссии, заместитель председателя Совета, секретарь Оргкомитета). Сокращенное наименование рабочей группы указывается со строчной буквы (руководитель рабочей группы).

4.3.3. Фамилии и должности в составе коллегиального органа располагаются в виде таблицы: слева - фамилия, имя, отчество (инициалы), справа - со строчной буквы наименование должности. Между строчками знаки препинания не ставятся.

Например:

4.3.4. Если в состав коллегиального органа входят должностные лица иных органов местного самоуправления, представители общественных, научных и иных организаций, учреждений и т.п., необходимо указывать, что данные лица введены в состав по согласованию.

Например:

4.3.5. Если в составе коллегиального органа произошли изменения (необходимо включить или исключить должностное лицо, изменить его должность), в правовой акт, которым утвержден данный состав, вносятся соответствующие изменения.

Например:

Внести в состав комиссии по ......., утвержденный постановлением главы Ушаковского сельсовета от ..... № ..... "О ..........", следующие изменения:

1) ввести в состав Комиссии следующих лиц:

2) оставить в составе Комиссии назначенного на новую должность Микулина Александра Дмитриевича – директора «АГРО-СЕВЕР-1», утвердив его председателем Комиссии;

3) вывести из состава Комиссии Алексееву И.В., Григорьеву В.Н.

4.4. Организационные документы

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции организаций, организацию их работы, права, обязанности и ответственность их работников.

4.4.1. Положение (об администрации Береинского сельсовета)

Положение - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, полномочия, права и организацию деятельности организаций или коллегиальных органов.

Положение состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, полномочия и организация работы.

4.4.2. Инструкции

Инструкции регламентируют порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения), или порядок применения положений законодательных и иных правовых актов.

К последним могут быть отнесены инструкции по делопроизводству, по порядку применения тех или иных законодательных актов и т.д.

Все инструкции состоят из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

4.4.3. Правила, порядок

Правила, порядок разрабатываются в развитие и дополнение к существующим нормативным документам и устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения всеми работниками. Например: «Правила работы рынков розничной торговли на территории поселения», «Порядок прохождения заемных средств на проведение полевых работ».

Порядок подготовки проектов организационных документов соответствует общим требованиям подготовки правовых актов.

4.5. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относятся протоколы, служебные письма, договоры (соглашения, контракты), докладные, объяснительные, служебные записки, телеграммы и др.

4.5.1. Протокол

4.5.1.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, справок, пояснительных записок, информации, проектов решений, постановлений и др. Материалы к обсуждению представляются организациями, на которые возложена подготовка обсуждаемых вопросов. Прилагаемые документы в обязательном порядке подписываются руководителями данных организаций.

4.5.1.2. Протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. Полные тексты выступлений не приводятся.

4.5.1.3. Протоколы оформляются следующим образом.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель, список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, повестка дня.

В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля. После каждого вопроса повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") печатаются от левого поля прописными буквами и заканчиваются двоеточием.

4.5.1.4. Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается" или "Текст доклада прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.5.1.5. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.5.1.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов заверяются печатью.

4.5.1.7. При доведении до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется круглой печатью. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

4.5.2. Договор (соглашение, контракт)

4.5.2.1. В соответствии с требованиями законодательства администрацией Ушаковского сельсовета заключаются:

1) договоры (муниципальные контракты), фиксирующие соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей, в том числе связанных с обеспечением муниципальных нужд поселения;

2) соглашения, заключаемые с федеральными органами власти, государственными органами власти Амурской области, органами местного самоуправления, организациями независимо от организационно-правовой формы.

4.5.2.2. Договоры (соглашения, контракты) должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, законами области и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент их заключения.

4.5.2.3. Подписываемые договоры, контракты должны содержать:

наименование документа;

дату, место заключения;

преамбулу (вводную часть);

предмет правового регулирования;

права и обязанности сторон;

ответственность сторон;

основания прекращения и приостановления их действия;

срок и условия вступления в силу;

срок действия;

реквизиты сторон;

подписи сторон;

иные условия, предусмотренные законодательством.

4.5.2.4. Подписываемые соглашения должны содержать:

наименование документа;

дату, место заключения;

преамбулу (вводную часть);

обязательства сторон;

срок действия;

подписи сторон;

иные условия, предусмотренные законодательством.

Дополнительно соглашения могут содержать предмет правового регулирования и реквизиты сторон.

4.5.2.5. Преамбула (вводная часть) договора (соглашения, контракта) должна содержать наименование сторон, заключающих договор (соглашение, контракт), должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор (соглашение, контракт), указание их полномочий.

4.5.2.6. Датой договора (соглашения, контракта) является дата его подписания всеми участниками (сторонами).

В случае если договор (соглашение, контракт) был подписан сторонами в разное время, то датой такого документа является самая поздняя дата.

При этом дата проставляется представителем стороны в договоре (соглашении, контракте) ниже текста рядом с подписью или ниже подписи.

Если договор (соглашение, контракт) был подписан сторонами в один день, то на документе указывается единая дата, которая проставляется на одном уровне с местом заключения.

Дата договора (соглашения, контракта) оформляется цифровым или словесно-цифровым способом.

Договоры (соглашения, контракты) вступают в силу с момента их подписания, если в тексте этих документов не предусмотрено иное.

4.5.2.7. Место заключения договора (соглашения, контракта) указывается с учетом принятого

административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

4.5.2.8. Реквизиты сторон включают в себя наименование стороны договора (соглашения, контракта), почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, банковские и иные реквизиты.

Банковские реквизиты указываются в случае, если договор (соглашение, контракт) содержит условие о денежных обязательствах сторон.

В соглашениях реквизиты могут не указываться.

4.5.2.9. При подписании договора (соглашения, контракта) подписи располагают на одном уровне.

В случае если формат страницы документа не позволяет расположить подписи на одном уровне, их располагают одну под другой в той последовательности, в которой стороны указаны в преамбуле.

4.5.2.10. Текст договора (соглашения, контракта) допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы.

Нумерация разделов производится римскими или арабскими цифрами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

4.5.2.11. Порядок подготовки, визирования и подписания проектов договоров (соглашений, контрактов), изменений к ним в целом соответствует требованиям к подготовке и прохождению правовых актов, при этом виза управляющего делами не требуется.

4.5.2.12. Количество экземпляров договоров (соглашений, контрактов) в каждом случае определяется числом сторон, заключающих их, если в тексте (соглашений, контрактов) не оговорено иное.

4.5.2.13. Подлинники договоров, контрактов, заключенных администрацией Береинского сельсовета, хранятся у главы Береинского сельсовета.

4.5.3. Служебные письма

4.5.3.1. Письма служат основным средством управленческой коммуникации.

4.5.3.2. По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, гарантийные, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-разрешения и запрещения).

4.5.3.3. Сроки подготовки тех или иных писем устанавливаются резолюцией главы сельсовета либо по дате, указанной в поручении вышестоящего органа, но не более месяца.

4.5.3.4. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции главы сельсовета (требования к текстам документов приведены в приложении № 4 к настоящей Инструкции).

4.5.3.5. Текст письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части формулируются выводы, просьбы, решения, предложения.

4.5.3.6. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: "Администрация Ушаковского сельсовета предлагает ...", "Управление считает ...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу ...", "Направляю ...".

4.5.3.7. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 шрифтом № 14 (шрифт № 13 не допускается). При оформлении вторая и последующая страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа (первая страница не нумеруется).

4.5.3.8. Как правило, письма начинаются с обращения к адресату. Обращение размещается по центру, отделяется от заголовка письма (если он имеется) двумя межстрочными интервалами, а от текста - одним дополнительным интервалом и заканчивается восклицательным знаком.

Например:

Уважаемый Алексей Иванович!

При обращении к лицу - представителю иностранного государства употребляют слово "господин".

Например:

Господин Инь Чу Саунь!

4.5.3.9. Оформление реквизитов служебных писем имеет свои особенности в отличие от других видов документов.

Регистрационный номер (индекс) входящих и исходящих служебных писем в администрации сельсовета складывается из нескольких частей. Например: 1.2/549, где "1.2 - это индекс дела по номенклатуре, где будет храниться данный документ; "... 549" - порядковый номер валовой нумерации в пределах календарного года.

Регистрационный номер проставляется только на ответных письмах. Дата и номер ссылки переносятся с поступившего документа и оформляются следующим способом в бланке для письма: "На № _____ от ______".

Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

4.5.3.10. Документы адресуются организациям, другим органам власти, должностным лицам, гражданам. Правила оформления реквизита "Адресат" изложены в подпункте 3.3.13 пункта 3.3 настоящей Инструкции.

4.5.3.11. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют от границы левого поля.

Например, если приложение названо в тексте:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц, ссылка оформляется следующим образом:

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), это указывается следующим образом:

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

При направлении приложения только адресату реквизит "Приложение" оформляется следующим образом:

Наличие в приложении особо ценных документов, в том числе удостоверяющих личность, оговаривается особо.

4.5.3.12. Визы оформляются рукописным способом на лицевой стороне экземпляра письма, остающегося в деле, ниже подписи руководителя организации.

4.5.4. Докладная записка

4.5.4.1. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).

4.5.4.2. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа, наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, дата документа, адресат, заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание, текст документа, подпись автора документа. Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.

4.5.4.3. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 организации и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, дата документа, место составления, адресата, заголовок документа, текст документа, подпись руководителя организации - автора документа.

4.5.4.4. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях.

4.5.5. Объяснительная записка

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

В первом случае оформление осуществляют на общем бланке за подписью руководителя подразделения организации.

Во втором случае объяснительную записку составляет отдельный работник на стандартном листе бумаги рукописным способом. Подписывают такие записки составители, дату ставят собственноручно.

4.5.6. Служебная записка

4.5.6.1. Этот документ - форма внутренней переписки. Направляют ее от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

4.5.6.2. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение.

Служебную записку подписывает составитель.

4.5.6.3. Служебная записка оформляется на общем бланке для письма.

Текст служебной записки состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

5. Организация документооборота

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1. Регистрация, рассылка, опубликование документов

5.1.1. Подписанные постановления, распоряжения главы Береинского сельсовета поступают для регистрации специалисту администрации сельсовета.

5.1.2. Ведущий специалист администрации сельсовета регистрирует документ, то есть присваивает ему номер и дату и направляет всем заинтересованным участникам.

5.1.3. Нормативно-правовые акты, подлежащие опубликованию, после подписания главой сельсовета, передаются ведущему ведущему специалисту администрации сельсовета для размещения на официальном сайте администрации Береинского сельсовета ( Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript .)

5.2. Организация доставки документов

Доставка обработанной документации в организации осуществляется как непосредственно сотрудниками администрации, так и средствами почтовой, электрической связи  и электронной почтой.

5.3. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты

5.3.1. Сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.4. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции

5.4.1. Доставка корреспонденции в адрес  администрации сельсовета осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной почты и нарочными.

5.4.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке ведущем специалистом администрации сельсовета.

5.4.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "лично", и обращений граждан, вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении конверта (бандероли) составляется акт в двух экземплярах: первый экземпляр остается у специалистом 1 категории администрации сельсовета, второй - направляется отправителю документа.

5.4.4. Конверты подлежат хранению в течение 3 месяцев, а затем уничтожаются.

5.4.5. Конверты с пометкой "лично" и обращения граждан записываются в журнал учета и передаются по назначению. Остальные документы передаются на рассмотрение.

5.4.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки производится в целях выявления корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

5.4.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на рассмотрение незамедлительно. Обработка остальной документации и передача ее на рассмотрение осуществляются в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

5.4.8. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с приложением № 7 к настоящей Инструкции.

5.5. Регистрация поступивших документов

5.5.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

5.5.2. Регистрация поступивших документов производится ведущим специалистом администрации сельсовета.

На зарегистрированных документах в правой части нижнего поля первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.

На корреспонденции, поступившей после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

5.5.3. Передача зарегистрированного документа главе сельсовета производится ведущем специалистом администрации сельсовета.

Документы, поступившие непосредственно в  администрацию и не зарегистрированные ведущим специалистом администрации, должны быть в обязательном порядке направлены ведущему специалисту администрации сельсовета для регистрации.

5.5.4. Документы, зарегистрированные у ведущего специалиста   администрации, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.

5.5.5. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются ведущему специалисту администрации сельсовета для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационную карточку.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается основному исполнителю, указанному в резолюции первым.

5.5.6. Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

5.6. Регистрация и учет отправляемых документов

5.6.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в администрации сельсовета у специалиста в день их утверждения или подписания.

5.6.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

5.6.3. Если подготовленный документ является ответом на поступивший документ, то последний передается на регистрацию вместе с подготовленным ответным документом.

5.6.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлинниках документов в реквизитах бланка.

5.6.5. Документы для отправки передаются ведущему специалисту администрации сельсовета полностью оформленными с указанием почтового адреса.

5.6.6. После присвоения документу регистрационного номера первый экземпляр документа поступает на отправку, а второй с визами и приложениями формируется в дело.

5.6.7. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена ранее разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.6.8. Отправка корреспонденции осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной почты и нарочными. Способ отправки согласовывается с исполнителем.

5.7. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов определен Положением об организации контроля за исполнением документов в администрации Береинского сельсовета.

5.8. Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) производится ведущем специалистом администрации сельсовета.

За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

5.9. Формирование и оформление дел

5.9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.9.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

помещать в дело только подлинные документы, подписанные, правильно оформленные;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры;

объем дела не должен превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

5.9.3. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов).

Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы с относящимися к ним приложениями в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе Российской Федерации».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.9.4. Дела подлежат оформлению при их завершении по окончании года. Оформление дел производится ведущим специалистом администрации Береинского сельсовета при методической помощи ведущего специалиста по архивным вопросам администрации Шимановского района.

5.9.5. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 8 к настоящей Инструкции), нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.9.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование организации, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже, например: «Администрация Береинского сельсовета»;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел;

заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел;

дата дела - датой дела являются крайние даты документов дела, то есть даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.9.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.9.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифры и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.9.9. Нумерация листов дела.

5.9.9.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листа с заверительной надписью, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Нумерация производится черным графитным карандашом, не задевая текста документа. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Внутренняя опись нумеруется отдельно.

5.9.9.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются отдельно.

Сложенные листы разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный вдвое и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом проставляется новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

5.9.9.3. Составление заверительной надписи дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Если дело подшито без листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (изъятие документов, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой в необходимых случаях на соответствующий акт.

6. Изготовление и использование печатей и штампов

6.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

6.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, проводится по разрешению главы сельсовета.

6.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются и выдаются под расписку специалистам администрации.

6.4. Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах.

6.5. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность глава сельсовета.

6.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту.

6.7. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на главу сельсовета

Приложение № 1

к Типовой инструкции

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА

│  20   │                                             │ 10 │

│ <---> │                                             │<-->│

────┌──────────────────────────────────────────────────────────┐──────

/│\ │                                                          │   /│\

3│  │                                                         │    │

\│/ │                                                          │    │

────│   ────┌─────────────────────────────────────────────┐    │    │

/│\ │   /│\ │01  02  03                         16    19  │    │    │

│  │    │  │                                             │    │    │

│  │  17│  │                                             │    │    │

│  │    │  │                                             │    │    │

│  │   \│/ │                                             │    │    │

│  │   ────├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

│  │   /│\ │08  09  10                                   │    │    │

│  │    │  │                                             │    │    │

│  │  20│  │                                             │    │    │

│  │    │  │04  05  06  07                               │    │    │

73│  │   \│/ │                                             │    │    │

│  │   ────├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

│  │   /│\ │11  12                          15           │    │    │

│  │  10│  │                                             │    │    │

│  │   \│/ │                                             │    │    │

│  │   ────├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

│  │       │13  14                                       │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

\│/ │       │                                             │    │    │

────│       ├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

/│\ │       │18                              17           │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

18│  │       │                                             │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

\│/ │       │                                             │    │297 │

────│       ├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

│       │                                             │    │    │

│       │20                                           │    │    │

│       │                                             │    │    │

│       │                                             │    │    │

│       │                                             │    │    │

│       │                                             │    │    │

────│       ├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

/│\ │       │21  22  25                                   │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

20│  │       │                                             │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

\│/ │       │                                             │    │    │

────│       ├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

/│\ │       │23  24  26                                   │    │    │

│  │       │                                             │    │    │

│  │       │27                                           │    │    │

40│  │   ────├─────────────────────────────────────────────┤    │    │

│  │   /│\ │28    30                                 29  │    │    │

│  │  16│  │                                             │    │    │

\│/ │   \│/ │                                             │    │    │

────│   ────└─────────────────────────────────────────────┘    │    │

/│\ │                                                          │    │

│  │                                                          │    │

20│  │                                                          │    │

│  │                                                          │    │

\│/ │                                                          │   \│/

────└──────────────────────────────────────────────────────────┘──────

Приложение N 2

к Типовой инструкции

РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4

УГЛОВОГО БЛАНКА

│  20  │          73           │ │         88         │ 10 │

│

│<---->│<------------->│ │<-------------------------->│<-->│

────┌──────────────────────────────────────────────────────────┐──────

/│\ │                                                          │   /│\

3│  │                                                          │    │

\│/ │                                                          │    │

────│  ────┌───────────────┬─┬────────────────────────────┐    │    │

/│\ │  /│\ │01  02         │ │                  16    19  │    │    │

│  │ 17│  │    03         │ │                            │    │    │

│  │  \│/ │               │ │                            │    │    │

│  │  ────┼───────────────┤ ├────────────────────────────┤    │    │

51│  │      │08  09  10     │ │            15              │    │    │

│  │      │               │ │                            │    │    │

│  │      │04  05  06  07 │ │                            │    │    │

│  │      │               │ │                            │    │    │

\│/ │      │               │ │                            │    │    │

────│      ├───────────────┤ │                            │    │    │

/│\ │      │11  12         │ │            17              │    │    │

│  │      │13             │ │                            │    │    │

22│  │      │14             │ │                            │    │    │

│  │      │               │ │                            │    │    │

\│/ │      │               │ │                            │    │    │

────│      ├───────────────┤ │                            │    │    │

/│\ │      │18             │ │                            │    │    │

│  │      │               │ │                            │    │    │

18│  │      │               │ │                            │    │    │

│  │      │               │ │                            │    │    │

\│/ │      │               │ │                            │    │    │

────│      ├───────────────┴─┴────────────────────────────┤    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │20                                            │    │297 │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

│      │                                              │    │    │

────│      ├──────────────────────────────────────────────┤    │    │

/│\ │      │21  22  25                                    │    │    │

│  │      │                                              │    │    │

20│  │      │                                              │    │    │

│  │      │                                              │    │    │

\│/ │      │                                              │    │    │

────│      │──────────────────────────────────────────────┤    │    │

/│\ │      │23  24  26                                    │    │    │

│  │      │27                                            │    │    │

│  │      │                                              │    │    │

40│  │─ ────├──────────────────────────────────────────────┤    │    │

│  │  /│\ │28    30                         29           │    │    │

│  │ 16│  │                                              │    │    │

\│/ │  \│/ │                                              │    │    │

────│─ ────└──────────────────────────────────────────────┘    │    │

/│\ │                                                          │    │

│  │                                                          │    │

20│  │                                                          │    │

│  │                                                          │    │

\│/ │                                                          │   \│/

Приложение № 3

к Типовой инструкции

СОСТАВ

РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Приложение № 4

к Типовой инструкции

ТРЕБОВАНИЯ

К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

1. Текст документа призван обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст должен точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

2. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только заключительную часть, например: письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

3. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, контракты, гарантийные письма, акты и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию, и пробелы для заполнения переменной.

4. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

5. При использовании в тексте фамилий и инициалов, цифр, единиц измерения, сокращений и собственных наименований используется неразрывный пробел (то есть сохранение их на одной строке, без переноса на другую).

Например:

г. Благовещенск; ул. Ленина; 542,0 тыс. руб.; Переверзев В.А., А.Н.Красильникова; 35 куб. м; 50%, № 547 и т.д.

6. Формы изложения текста.

В правовых актах, а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "постановляю", "предлагаю", "прошу").

В совместных правовых актах текст излагают от первого лица множественного числа ("постановляем", "решили") или третьего лица единственного числа ("постановляет").

В тексте протокола используются глаголы в форме множественного числа прошедшего времени ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав управления входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить") (оформляется только на должностном бланке);

от третьего лица единственного числа ("Администрация Береинского сельсовета не возражает", "управление считает возможным").

7. Стиль изложения текста.

Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используются отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

В случае если в тексте документа многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) или неоднократно упоминается, то или иное понятие, то при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное, а рядом в скобках вводится его сокращенное наименование по форме.

Например: Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция).

В последующем тексте употребляется только сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду, что вводимое сокращение не носит нормативного характера и употребляется для удобства лишь в рамках конкретного текста. Поэтому не могут быть введены в текст нормативного акта такие, например, сокращения, как отдел САТКХ, МБОУ «Береинская СОШ» и так далее.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Наименование упоминаемых в документе органов, организаций и других объектов приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании или о переименовании и т.п. Употребление сокращенных наименований допускается лишь в нетекстовых приложениях к нормативным правовым актам, а также в стенограммах заседаний.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

а) вступительные обращения:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

б) заключительная этикетная фраза:

С уважением, ......

Ниже содержится информация о правописании наиболее часто употребляемых названий органов власти, должностных лиц и наименовании принимаемых ими актов, а также краткий справочник по написанию дат и чисел, названий.

КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК

Высшие органы власти

Президент Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Федеральное Собрание Российской Федерации;

Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Председатель Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

заместитель Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

Председатель Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Первый заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

заместитель Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Министерство обороны Российской Федерации;

Министр транспорта Российской Федерации;

первый заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации.

Наименования актов высших органов власти

Наименования актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации от 9 июня 2001 г. N 679 "О включении нового наименования субъекта Российской Федерации в Конституцию Российской Федерации";

указы Президента Российской Федерации от 8 мая 2001 г. N 528 "О некоторых мерах по укреплению юридических служб государственных органов" и от 26 июня 2001 г. N 767 "О мерах по улучшению материального положения отдельных категорий граждан";

распоряжение Президента Российской Федерации от 12 апреля 2001 г. N 200-рп "О статс-секретаре - первом заместителе Министра юстиции Российской Федерации";

распоряжение Президента Российской Федерации от 28 июня 2001 г. N 346-рп;

проект указа Президента Российской Федерации (наименование в кавычках);

распоряжение Администрации Президента Российской Федерации;

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на 2017 год.

Наименования законов РСФСР, законов Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, постановлений, обращений, заявлений, распоряжений, других нормативных правовых актов пишутся:

Конституция Российской Федерации;

Закон РСФСР "Об охране окружающей природной среды";

Закон Российской Федерации "О залоге";

Федеральный конституционный закон "О Конституционном Суде Российской Федерации";

Федеральный закон "О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О налоге на добавленную стоимость";

Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан;

Патентный закон Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Гражданский кодекс Российской Федерации;

часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации;

но:

законы Российской Федерации;

федеральные конституционные законы;

федеральные законы;

проект федерального конституционного закона (наименование в кавычках);

проект федерального закона (наименование в кавычках);

постановление Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 4 апреля 2001 г. N 94-СФ "Об изменениях составов комитетов и комиссии Совета Федерации";

постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 5 апреля 2001 г. N 1333-111 ГД "О назначении на должности аудиторов Счетной палаты Российской Федерации".

Наименования актов Правительства Российской Федерации пишутся со строчной буквы:

постановление Правительства Российской Федерации от 31 марта 2001 г. N 253 "Об утверждении Положения о лицензировании деятельности инвестиционных фондов";

распоряжение Правительства Российской Федерации от 4 апреля 2001 г. N 476.

Амурская область

Правительство Амурской области;

губернатор области;

первый заместитель председателя Правительства области;

заместитель председателя Правительства области;

министерство здравоохранения области;

управление занятости населения области;

государственная жилищная инспекция области;

аппарат губернатора области и Правительства области;

управление делопроизводства и документооборота аппарата губернатора области и Правительства области;

Законодательное Собрание Амурской области;

председатель Законодательного Собрания Амурской области;

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

главный федеральный инспектор по Амурской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе;

Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Амурской области;

Управление Федерального казначейства по Амурской области;

прокуратура Амурской области;

прокурор области;

Амурский областной суд;

председатель областного суда.

Наименование актов

Устав (основной Закон) Амурской области;

Закон Амурской области от 13 декабря 2017 г. N 158-ОЗ "Об областном бюджете на 2018 год и плановый период 2019 и 2020 годов";

проект закона Амурской области "О внесении изменений в Закон Амурской области "Об областном бюджете на 2018 год и плановый период 2019 и 2020 годов";

постановление Правительства Амурской области от 23 марта 2009 г. N 95 "О формировании, предоставлении и распределении субсидий из областного бюджета местным бюджетам";

Положение об областной комиссии по вопросам финансовой и инвестиционной политики, утвержденное постановлением Главы Администрации области от 26 мая 1999 г. N 306 (в редакции постановления губернатора Амурской области от 18 декабря 2017 г. N 283);

распоряжение губернатора Амурской области от 22 декабря 2017 г. N 197-р "О создании рабочей группы по вопросам стабилизации деятельности системы здравоохранения Амурской области";

распоряжение Правительства Амурской области от 29 декабря 2016 г. N 164-р "Об утверждении Плана мероприятий по патриотическому воспитанию граждан в Амурской области на 2017 - 2020 годы";

постановление Амурского областного Совета народных депутатов от 23 января 2003 г. N 237 "О Законе Амурской области "О бюджете областного валютного фонда на 2003 год";

постановление Законодательного Собрания Амурской области от 26 апреля 2016 г. N 65/183 "О Положении об отдельных вопросах осуществления Законодательным Собранием Амурской области бюджетных полномочий главного администратора (администратора) доходов областного бюджета";

приказ аппарата губернатора области и Правительства области от 25 января 2018 г. N 12-од "Об инвентаризации".

Органы местного самоуправления

муниципальное образование Береинский сельсовет;

глава Береинского сельсовета;

глава Шимановского района.

Написание некоторых названий, дат и чисел

Условные имена собственные

В особом стилистическом употреблении (в заявлениях, обращениях, приветственных адресах) с прописной буквы могут писаться слова Родина, Отчизна, Человек и другие.

Слово «государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

но:

государственная граница Российской Федерации.

Рекомендуемые обозначения периодов, чисел и дат

1980-е годы;

в 2000 - 2001 годах; в 2000 - 2001 гг.;

с 1996 по 2000 год;

в 1999-м (если нет слова "год");

за 80 - 90-е годы;

в 1920-е годы;

в период 1950 год - 1960-е годы;

в 1860 - 80-е годы;

в зимний период 2000/01 года;

2001/02 учебный год;

второе полугодие;

первый квартал;

20 апреля 2001 года;

с 2 по 20 мая (но: со второго по двадцатое мая);

в 20-х числах марта;

XXI век;

от одного до трех лет;

в пять-шесть раз (но: в пять - десять раз);

в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше);

за 20 лет;

две минуты;

на 30 минут;

март - апрель;

день-два;

две трети голосов;

одна четвертая часть населения;

3 процента, 100 процентов, 66,5 процента;

50-процентное;

7 килограммов, 70 килограммов;

6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей);

241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили;

4 куб. метра, 500 куб. метров;

21 млрд. киловатт-часов;

12 тыс. кв. метров;

на 600 гектарах;

40 центнеров с гектара;

инвалид I группы, рабочие III разряда;

30-й ряд.

Склонение некоторых имен и фамилий

При склонении иностранных имен и фамилий используются формы русских склонений: Карел Чапек - Карела Чапека, Эдек - Эдека, Владек - Владека.

Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам: студенту Рекемчуку - студентке Рекемчук, с Августом Шлегелем - с Каролиной Шлегель.

Не склоняются фамилии на -аго, -яга, -ых, -их, -ово (Дубяго, Седых, Доровских, Дурново).

Японские фамилии чаще не склоняются.

Нерусские фамилии на -а, -я с предшествующим -и не склоняются: стихи Гарсия, рассказы Гулия.

Не склоняются финские фамилии, оканчивающиеся на -а:

встреча с Куусела.

В мужских именах, оканчивающихся на согласного и пишущихся с дефисом, склоняется лишь последняя часть:

Хорун-оол - Хорун-оолу, Шой-Сюрюн - Шой-Сюрюну.

Не склоняются мужские и женские имена, оканчивающиеся на -е, -и, -о, -у, -ы: Карине, Отари, Мари, Вано, Маху.

Мужские и женские фамилии славянского происхождения на -а, -я склоняются (Любовь Слиска - Любови Слиске).

Женские фамилии неславянского происхождения на -а, -я не склоняются (Эмилия Валуа), мужские фамилии с безударным -а, -я склоняются, с ударным - не склоняются (Гарсиа Лорка - Гарсиа Лорке, но Дюма).

Приложение № 5

к Типовой инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Представления и ходатайства (о награждении).

Письма гарантийные.

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

Положения об организациях.

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы и учредительные договоры предприятий, учреждений и организаций.

Штатные расписания.

Приложение № 6

к Типовой инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

Акты (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

Задания (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

Планы (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета).

Положения (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

Программы (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.).

Расценки (на производство работ и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организаций.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение № 7

к инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

КОРРЕСПОНДЕНЦИИ И ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сводки и информация, присланные для сведения.

3. Учебные планы, программы.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний.

5. Печатные издания (без сопроводительного письма).

6. Предложения об оформлении подписки на печатные издания.

7. Предложения в план основных мероприятий администрации района, календарные планы.

8. Приглашения на семинары.

9. Благодарственные письма на имя главы района.

Приложение № 8

к  инструкции

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

___________________________________│┌───────────────────┐

___________________________________                     │Ф. N _____________ │

___________________________________                     │Оп. N ____________ │

____________________________________                   │Д. N _____________ │

└───────────────────┘

__________________________________________________________________

(наименование архива)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)

ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

На _________ лист

Хранить __________

┌───────────────────┐

│Ф. N _____________ │

│Оп. N ____________ │

│Д. N _____________ │

└───────────────────┘

___________________________________│┌───────────────────┐

___________________________________                     │Ф. N _____________ │

___________________________________                     │Оп. N ____________ │

____________________________________                   │Д. N _____________ │

└───────────────────┘

__________________________________________________________________

(наименование архива)

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО _________                                                ТОМ _________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

НАЧАТО _______________

ОКОНЧЕНО _____________

НА ЛИСТАХ ____________

ХРАНИТЬ ______________

┌───────────────────┐

│Ф. N _____________ │

│Оп. N ____________ │

│Д. N _____________ │

└───────────────────┘

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _________________________ листов

(цифрой и прописью)

В том числе:

литерные номера листов _______________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________

_________________   _________________   ___________________________________

(дата)              (подпись)                  (расшифровка)